INHALTSVERZEICHNIS

• Datenschutzeinstellungen aufrufen
  • Datenschutzbestimmungen hinterlegen
  • Initiale Opt-In-Mail für Kandidaten
  • Kandidaten Opt-In Erinnerung
    • Prozess der automatisierten Erinnerung
    • Berater Opt-in Löscherinnerung
  • Platzhalter

Sie möchten Ihren Datenschutz mithilfe einer Vorlage an Ihren Kandidaten versenden? 
Starhunter macht es möglich - auf sichere Art und Weise und ohne großen Zeitaufwand. Erstellen Sie sich eine E-Mail Vorlage, um den Prozess, bedingt durch die neuen DSGVO Richtlinien, so einfach wie möglich zu gestalten. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 

Datenschutzeinstellungen aufrufen

Rufen Sie sich über den Menüpunkt Einstellungen die Kategorie Datenschutz auf.

Unterhalb des Hinweis-Bereichs finden Sie vier verschiedene Kategorien, für Ihre E-Mail Vorlagen, die Sie individuell gestalten können

Hinweis:

Im Bereich auf der rechten Seite finden Sie Hinweise zu den entsprechenden Platzhaltern, die Sie in Ihren E-Mail Vorlagen verwenden können.

Datenschutzbestimmungen hinterlegen

Sie haben die Möglichkeit Ihre eigenen Datenschutzbestimmungen im gleichnamigen Abschnitt direkt in Starhunter zu integrieren. Wählen Sie dazu einfach den entsprechenden Menüpunkt in der Schnellsprungleiste und fügen Sie dort Ihre individuellen Datenschutzbestimmungen ein.

Wichtig!
Bitte gestalten Sie Ihre Datenschutzbestimmungen individuell nach Rücksprache mit Ihrem Datenschutzexperten. Die Datenschutzbestimmungen, die bereits in Starhunter hinterlegt sind, dienen lediglich als Anregung und erheben keinen Anspruch auf juristische Korrektheit oder Vollständigkeit. Starhunter übernimmt hier keine Verantwortung.

Initiale Opt-In-Mail für Kandidaten

Unter dem Menüpunkt ‘Initiale Opt-In Mail für Kandidaten’ haben Sie die Möglichkeit im zugehörigen Textfeld
Betreff und Inhalt der E-Mail Vorlage für den Prozess individuell anzupassen.

In der Platzhalterliste oberhalb stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten für eine individuelle Anrede zur Verfügung.

Hinweis
Die Platzhalter werden immer erst nach Versand der Mail generiert, wundern Sie sich also bitte nicht, wenn die Platzhalter im Vorschaufenster noch enthalten sind.

Wichtig! 

Der Platzhalter %candidate.optin% (s. Screenshot Folgeseite)  muss immer bestehen bleiben. Über diesen werden die Datenschutzbestimmungen generiert und die Nachvollziehbarkeit zur Zustimmung jedes einzelnen Kandidaten wird in dessen Opt-In Historie gewährleistet. 

Sobald der Kandidat auf den erhaltenen Link klickt, erscheinen die im System hinterlegten Datenschutzbestimmungen (s.u.). Der Kandidat kann nun mit Hilfe des Submit-Buttons sein Opt-In geben und somit zustimmen.

Nachdem der Kandidat Ihren Datenschutzbestimmungen zugestimmt hat, wird automatisch im Kandidatenprofil die Zustimmung in der Opt-In Historie vermerkt. In der Kategorie ‘Kandidaten → Opt-In’ erhalten Sie immer einen Überblick (s. Folgeseite) , des bereits zugestimmten bzw. nicht zugestimmten Opt-Ins sowie deren Gültigkeiten auf einen Blick.

Kandidaten Opt-In Erinnerung

Für den Fall, dass der Kandidat die initiale Opt-In Mail von Ihnen übersehen haben sollte und dessen Zustimmung noch aussteht, versendet das System automatisiert bis zu zwei Erinnerungen. Unter dem Menüpunkt ‘Kandidaten Opt-In Erinnerung’ in der Schnellsprungleiste haben Sie die Möglichkeit, den Text für die automatisierten Mails individuell zu gestalten.

Dabei können Sie entscheiden, ob die beiden Reminder in einem Intervall von 7 oder 14 Tagen versendet werden sollen. Auch hier muss der Platzhalter %candidate.optin% enthalten sein, damit der Kandidaten entsprechend wieder den Link zu den Datenschutzbestimmungen erhält. Das Intervall können Sie an folgender Stelle festlegen.

 

Prozess der automatisierten Erinnerung

Falls der Kandidat sein Opt-In nicht erteilt, versendet das System nach dem Ablauf von 7 (oder 14) Tagen die erste Erinnerung. Für den Fall, dass der Kandidat immer noch nicht reagiert haben sollte, wird der zweite Reminder entsprechend nach weiteren 7 (oder 14) Tagen versendet.

Berater Opt-in Löscherinnerung

Sofern der Kandidat auch der zweiten Opt-In-Mail nicht aktiv zugestimmt hat, versendet das System automatisiert eine Löscherinnerung an den hinterlegten Berater. Im gleichnamigen Textfeld haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt individuell zu gestalten. Beachten Sie bitte den Platzhalter des Kandidatennamen nicht zu verändern, damit diese automatisch beim Versenden generiert wird.

Darüber hinaus können Sie individuell entscheiden, ob die Löscherinnerung an den jeweiligen Berater des Kandidaten versendet wird oder gesammelt an eine von Ihnen vorgegebene E-Mail Adresse.

Sofern Sie im rot markierten Feld ‘E-Mail für Beratermails’ keine E-Mail Adresse angeben, werden die Erinnerungen automatisch an den jeweiligen Berater des Kandidaten versendet. Falls Sie alle Löschaufforderungen an eine bestimmte E-Mail Adresse poolen möchten, tragen Sie diese einfach dort ein.

Wichtig: 
Starhunter selbst löscht keine Daten bei einem abgelaufenen oder nicht erteilten Opt-In! 
Das Löschen muss immer Ihrerseits durchgeführt werden. Der automatisierte Opt-In Prozess mit Löscherinnerungen unterstützt Sie dabei, immer den aktuellen Überblick über das ausstehende, abgelaufene oder nicht erteilte Opt-In von Kandidaten zu behalten.

Platzhalter

Innerhalb der Datenschutz E-Mail Vorlagen stehen Ihnen verschiedene Platzhalter für die Anrede zur Verfügung, um die Kandidaten nach Ihren Wünschen anzusprechen.  Verschicken Sie keine Kandidaten Opt-in E-Mails, ohne die Kandidaten URL bzw. den entsprechenden Platzhalter (siehe Screenshot).

Der Kandidat hat sonst keine Möglichkeit seine Zustimmung zu den Datenschutzbestimmungen zu geben.