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INHALTSVERZEICHNIS
- Allgemeine Informationen
- Funktionsweise des Datei-Managers
- Kategorisieren von Dateien über Tags
- Generieren des Links für Datei-Manager
- Datei-Manager
Allgemeine Informationen
Der Datei-Manager bietet Ihren Kandidaten die Möglichkeit Dateien wie Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate etc. online selbst zu verwalten. Über einen Link, der einmalig proaktiv an den Kandidaten übermittelt werden muss, gelangt der Kandidat zur einer Übersicht mit allen externen Dokumenten. Dort können neue Dateien hochgeladen oder bestehende gelöscht werden.
Dateien können mit Tags versehen werden, um diese zu kategorisieren. Nach jedem Datei-Upload erhält der Berater des Kandidaten eine Nachricht, dass eine neue Datei bereitgestellt wurde.
Darüber hinaus wird können Sie den Kandidaten Dateien aus Starhunter Dateien zum Download zur Verfügung zu stellen, beispielsweise Verträge oder Dokumente, die der Kandidat im Verlauf des Bewerbungsprozesses ausfüllen oder unterschreiben sollte.
Funktionsweise des Datei-Managers
Der Datei-Manager spiegelt die Dateien aus der Dateitabelle "Externe Dokumente" in beide Richtungen, das heißt aus Starhunter zum Datei-Manager und zurück.
Das bedeutet konkret, alle Dateien, die Sie in der oben genannten Tabelle ablegen, stehen dem Kandidaten damit automatisch zum Download zur Verfügung, nachdem Sie diesem den Link für den Datei-Manager haben zukommen lassen.
Auf die Weise können Sie Dokumente, die Ihr Kandidat im Laufe des Bewerbungsprozess ausfüllen oder unterschreiben muss, bequem in Starhunter ablegen, ohne diese manuell versenden zu müssen. Der Kandidat kann diese dann herunterladen und ausgefüllt wieder im Datei-Manager ablegen. Umgekehrt werden alle Dateien, die der Kandidat über den Datei-Manager hochlädt, automatisch in "Externe Dateien" abgelegt.
Wichtig:
Alle Dokumente, die dem Kandidaten nicht zugänglich sein sollen, legen Sie in der allgemeine Tabelle "Dateien" oberhalb ab.
Kategorisieren von Dateien über Tags
Alle Dateien, die Sie innerhalb von Starhunter verwalten, können (freiwillig) mittels manuell mittels eines Tags kategorisiert werden. Durch Klick in die Spalte Tags gelangen Sie in ein Drop-Down-Menü, das Ihnen in einer Übersicht alle existierenden Tags anzeigt.
Ist der gewünschte Tag noch nicht vorhanden, tippen Sie einfach in das Feld und wählen "anlegen und übernehmen", um den Tag zu erstellen. Damit ist die Datei zunächst intern für Sie kategorisiert.
Auswahl der Tags für Kandidaten vorgeben
Im Datei-Manager hat der Kandidat ebenfalls die Möglichkeit, seine Dateien gleichermaßen zu kategorisieren. Damit der Kandidat nicht beliebige Tags erstellt, steuern Sie selbst, welche Tags Sie dem Kandidat auf dem Datei-Manager zur Auswahl bieten.
Diese Konfiguration können Sie unter Einstellungen > Externe Ansichten im Bereich Datei-Manager vornehmen.
Unter "Auswählbare Tags" spezifizieren Sie, welche Dateitypen der Kandidat beim Upload der jeweiligen Datei wählen kann.
Wichtig:
Neue Tags können nur innerhalb der Datei-Tabelle des Kandidaten selbst angelegt werden. Sofern hier in der Auswahl ein bestimmter Tag nicht vorhanden ist, stellen Sie bitte sicher, dass Sie diesen innerhalb des Kandidaten in der Dateitabelle zuvor angelegt haben.
Generieren des Links für Datei-Manager
Im Kandidaten kann via Mouse Over über das Aktionsmenü und per Klick auf Datei-Manager der Link für die Online Dateiverwaltung generiert werden.
Der Datei-Manager steht dabei zweisprachig für Deutsch und Englisch zur Verfügung.
Versand des Links für den Datei-Manager
Der zuvor generierte Link kann manuell per Copy & Paste via E-Mail an einen einzelnen Kandidaten versendet werden. Dazu muss zunächst das Fenster über den Button für den E-Mail Dialog geöffnet und anschließend der Link manuell eingefügt werden.
Versand via E-Mail Vorlage an mehrere Kandidaten
Sofern Sie mehreren Kandidaten gleichzeitig den jeweiligen Datei-Manager zukommen lassen möchten, empfehlen wir Ihnen dafür eine E-Mail Vorlage über Einstellungen > Vorlagen > E-Mail Vorlagen > E-Mail Vorlage hinzufügen zu erstellen.
In diese Vorlage können Sie über Platzalter die Ansprache der Kandidaten bestimmen und den Platzhalter zur automatischen Generierung des Datei-Managers (%candidate.file-manager-link%) einfügen.
Beim Versand des Links wird dieser dann automatisch generiert und muss nicht händisch via Copy & Paste eingefügt werden.
Beispiel:
Innerhalb eines Projekts haben Sie zwei neue Kandidaten identifiziert und möchten von diesen die aktuellen Unterlagen einholen. Selektieren Sie in der Kandidatentabelle die gewünschten Kandidaten via Checkbox und wählen anschließend im Aktionsmenü E-Mail an Kandidat.
Anschließend öffnet sich das Fenster für den E-Mail Dialog. Hier können Sie nun Ihre selbst angelegte E-Mail Vorlage auswählen.
Der Text der E-Mail kann dabei natürlich individuell gestaltet werden, ebenso wie Betreff und die interne Bezeichnung der E-Mail Vorlage. Wichtig ist jedoch, dass der Platzhalter für den Datei-Manager korrekt in die E-Mail Vorlage kopiert wird.
Anschließend können Sie die Mail versenden. Wie sonst auch, wird die Signatur des von Ihnen ausgewählten Postfachs automatisch an die E-Mail Vorlage angehängt.
Datei-Manager
Informationen im Header
Die Informationen im Header des Datei-Managers werden aus verschiedenen Quellen des Systems herangezogen.
Kandidatendaten
Linkerhand werden unterhalb des Namens des Kandidaten dessen Kontaktdaten gelistet. Für die Adresse wird der oberste Eintrag herangezogen, während für Telefonnummer und E-Mail Adresse alle im System hinterlegten Kontaktdaten mit dem zugehörigen Label gelistet werden.
Daten über Ihr Unternehmen
Rechterhand werden unterhalb Ihres Unternehmensdatens Ihre Kontaktdaten gelistet. Alle Daten werden aus Starhunter aus dem Bereich Einstellungen > Stammdaten herangezogen. Dabei werden dieselben Daten herangezogen, die Sie auf der Shortlist abgebildet werden. Eine Erklärung zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel Shortlist & Longlist unter Firmendaten/-logo anpassen.
Dateien verwalten
Dateien hochladen
Über den Button + Datei hinzufügen kann der Kandidat Dokumente hochladen.
Anschließend kann die Datei ausgewählt werden und zeigt rechterhand den zugehörigen Dateinamen. Im letzten Schritt hat der Kandidat die Möglichkeit den Inhalt über die zugehörige Checkbox zu spezifizieren, bevor er die Datei hochlädt.
Nach dem Upload wird die Tabelle des Datei-Managers um die hochgeladene Datei erweitert.
Darüber hinaus wird die Datei in Starhunter unter Externe Dokumente im zugehörigen Kandidaten abgelegt.
Automatische Benachrichtigung nach Upload von Dateien
Über den Eingang neuer Dateien wird der Berater des Kandidaten automatisch benachrichtigt. Voraussetzung dafür ist als, dass der Berater im jeweiligen Kandidaten gesetzt ist.
Dateien löschen
Sofern der Kandidat aus Versehen eine falsche Datei für den Upload wählt, kann dieser jederzeit über das Lösch-Icon die jeweilige Datei wieder entfernen.
Dateien sperren
Nach dem Datei-Upload und Sichtung des Dokuments haben Sie die Möglichkeit die hochgeladen Datei zu sperren. Dazu können Sie über die Spalte "Gesperrt" in der Dateitabelle die zugehörige Checkbox selektieren und speichern.
Sodann erhält der Kandidat auf dem Datei-Manager visuell über ein grünes Häkchen neben der Datei das Feedback, dass diese geprüft und angenommen wurde.
Wichtig:
Sobald eine Datei gesperrt wurde, kann diese nachträglich nicht mehr vom Kandidaten gelöscht werden.
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