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INHALTSVERZEICHNIS

1. E-Mail Synchronisation 
   1. Wichtige Hinweise
2. E-Mail Verknüpfung des persönlichen Postfachs
   1. Verknüpfung mit Microsoft 365 & Gmail
   2. E-Mail Verknüpfung anderer E-Mail Provider
3. Konfiguration der E-Mail Synchronisation
   1. E-Mail Verbindung trennen
4. Konfiguration des E-Mail Versand der Stammdaten 
   1. Allgemeine Hinweise
   2. Automatisierte Mitteilung zur Sicherung des Datenschutzprozesses

E-Mail Synchronisation 

Die Konfiguration des E-Mail-Ein- und -Ausgangsservers dient dem Versand von E-Mails und deren Synchronisation mit Starhunter. Bei erfolgreicher E-Mail Verknüpfung können E-Mails direkt aus Starhunter versendet werden. Die E-Mails werden anhand der E-Mail Adresse den Personen oder Unternehmen in Starhunter zugeordnet und sind über eine Vorschau in der Aktivitätentimeline in der entsprechenden Person/Unternehmens ersichtlich.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer bi-direktionalen (zweiseitigen) Synchronisation von E-Mails. Diese Einstellung muss nach der E-Mail Verknüpfung separat vorgenommen werden, indem die gewünschten E-Mail Ordner Ihres Providers zur Synchronisation markiert werden. Sofern dies korrekt konfiguriert ist, werden auch aus versendete oder empfangene E-Mails (beispielsweise von Outlook) automatisch den Personen und Unternehmen zugeordnet. 

Nachfolgend erhalten Sie noch einige wichtige Hinweise und unterhalb folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen E-Mail Verknüpfung und allen notwendigen Einstellungen.

Wichtige Hinweise

• Bei der Anzeige der Ordnerstruktur erfolgt keine Einsicht in die abgelegten E-Mails innerhalb der Ordner. Es werden ausschließlich die Ordnernamen in Starhunter angezeigt. 
• Es werden ausschließlich E-Mails synchronisiert, deren Ordner Sie für die Synchronisation ausgewählt haben
• Die Zuordnung der E-Mails erfolgt über die E-Mail Adresse der Person oder des Unternehmens und ist in dessen Aktivitätentimeline ersichtlich
• Für eine gezielte und möglichst einwandfreie Synchronisation der E-Mails sowie Vermeidung hoher Datenmengen, empfehlen wir die Einrichtung eines separaten Unterorders innerhalb Ihrer Ordnerstruktur Ihres E-Mail Providers, beispielsweise
  • Posteingang/Starhunter
  • Gesendet/Starhunter

• Auf diese Weise werden nur die E-Mails, die Sie aktiv (beispielsweise in Outlook) aus dem Posteingang in den Unterordner (Posteingang/Starhunter) verschieben in Starhunter synchronisiert. Das bietet folgende Vorteile:
  • Vermeidung hoher Datenmengen
  • Verbesserte Synchronisation
  • Ausschließlich von Ihnen als wichtig selektierte E-Mails werden synchronisiert, sodass die Aktivitätentimeline übersichtlich bleibt und einfache E-Mails ohne Inhalt (z.B. Vielen Dank) nicht die Timeline überladen
• Die Synchronisation der zu synchronisierenden E-Mails erfolgt circa alle 10 Minuten, je nach Datenmenge. Sollten keine Ordner angezeigt werden, müssen die eingetragenen Daten unter ‘E-Mail Eingangsserver’ korrigiert werden.
• Die zweiseitige E-Mail Synchronisation beinhaltet einen sehr komplexen Prozess, der von verschiedenen Einstellungen des jeweiligen E-Mail-Providers abhängig ist. 
• Starhunter verzeichnet eine ausgezeichnete E-Mail Synchronisationsrate, jedoch können wir aufgrund verschiedener Abhängigkeiten, nur begrenzt Einfluss nehme, sodass keine Gewährleistung dafür gegeben ist, dafür dass jede einzelne E-Mail (100 % Erfolgsrate) synchronisiert wird

Weitere Hinweise zur erfolgreichen Einrichtung finden Sie hier.

E-Mail Verknüpfung des persönlichen Postfachs

Verknüpfung mit Microsoft 365 & Gmail

1. Rufen Sie Ihr persönliches Profil auf, indem Sie im rechten oberen Eck klicken und anschließend "Profil öffnen" wählen.
   
2. Geben Sie die E-Mail E-Mailadresse unterhalb des Namens im persönlichen Profil (s.u.) ein und speichern Sie (die E-Mail Adresse muss zwingend identisch mit der E-Mail Providers sein
3. Stellen Sie sicher, dass Sie bereits in Outlook oder Gmail angemeldet sind
4. Klicken Sie auf die Sprungmarke "E-Mail" auf der linken Seite im persönlichen Profil
5. Klicken Sie je nach Provoder auf das Microsoft oder Google Symbol und wählen "E-Mail verbinden"
6. Sodann öffnet sich ein Pop-Up, in dem die Synchronisation durch Eingabe der E-Mail-Adresse und im nächsten Schritt durch Eingabe des Passworts bestätigt wird.

   

7. Mit einem Klick auf das Konto stellen Sie die Verbindung her
8. Bei erfolgreicher Verknüpfung, erhalten Sie die nachfolgende Bestätigung

   

9. Laden Sie bitte die Seite Ihres Starhunter Teamprofils einmal neu, um die Einrichtung erfolgreich abzuschließen

E-Mail Verknüpfung anderer E-Mail Provider

1. Rufen Sie Ihr persönliches Profil auf, indem Sie im rechten oberen Eck klicken und anschließend "Profil öffnen" wählen.
   
2. Geben Sie die E-Mail E-Mailadresse unterhalb des Namens im persönlichen Profil (s.u.) ein und speichern Sie (die E-Mail Adresse muss zwingend identisch mit der E-Mail Providers sein
3. Stellen Sie sicher, dass Sie bereits in Outlook oder Gmail angemeldet sind
4. Klicken Sie je nach Provoder auf das Microsoft oder Google Symbol und wählen "E-Mail
5. Klicken Sie auf die Sprungmarke "E-Mail" auf der linken Seite im persönlichen Profil
   
6. Klicken Sie unter E-Mail Eingangsserver auf das Plus-Symbol "Neues Postfach einrichten"
7. Geben Sie in dem sich öffnenden Pop-Up manuell die Daten ein
   1. Username → entspricht der E-Mail Adresse
   2. Passwort → Das identische Passwort zu Ihrem E-Mail Postfach
   3. Host → Providerabhängig (bitte googln) beispielsweise imap.web.de für Web.de
   4. Port → Providerabhängig (bitte googln) 993 für Web.de
   5. SSL → Providerabhängig (bitte googln) SSL aktivieren für Web.de
   6. Bestätigen Sie mit "OK"
8. Klicken Sie unter E-Mail Ausgangsserver auf das Plus-Symbol "Neues Postfach einrichten"
   
   1. Wählen Sie einen Absender Namen
   2. Username → entspricht der E-Mail Adresse
   3. Passwort → Das identische Passwort zu Ihrem E-Mail Postfach
   4. E-Mail Adresse → enstproch der E-Mail Adresse
   5. Host → Providerabhängig (bitte googln) beispielsweise smtp.web.de für Web.de
   6. Port → Providerabhängig (bitte googln) 587 für Web.de
   7. SSL → Providerabhängig (bitte googln) SSL aktivieren für Web.de
   8. Bestätigen Sie mit "OK"
   9. Setzen des Hakens bei ‘E-Mail Eingangsserver’ zur Aktivierung der Sync

Wichtig: Die Informationen zu Host und Port müssen beim jeweiligen E-Mail Provider erfragt bzw. via Google Suche herausgesucht werden; diese sind E-Mail Host spezisch unterschiedlich [im Screenshot nur ein Beispiel]. Username und Passwort sind die von Ihrem E-Mail Programm. 

Konfiguration der E-Mail Synchronisation

Voraussetzung für die bi-direktionale (zweiseitige) E-Mail Synchronisation (providerunabhängig, ist die erfolgreiche Verknüpfung Ihrer Ein- und Ausgangsserver aus den vorherigen Schritten. 

Nach erfolgreicher Verknüpfung, können Sie die Ordner, deren E-Mails in Starhunter synchronisiert werden sollen, auswählen. Nachfolgend werden Sie Schritt für Schritt durch den Prozess geführt.

1. Klicken Sie hierzu auf Sprungmarke ‘E-Mail’ auf der linken Seite im persönlichen Profil
2. Mouse Over über den Eintrag der Zeile im Eingangsserver und Klick auf "Element anzeigen"
3. Markieren der zur Synchronisation ausgewählten Ordner und speichern Sie

   

4. Klicken Sie einmal auf "Postfach abrufen"
   
5. Bei erfolgreicher Einrichtung, werden unten rechts die Anzahl der Ordner und synchronisierten E-Mail grün hervorgehoben

Hinweis: 
Hierdurch erfolgt keine Einsicht in die abgelegten E-Mails innerhalb der Ordner. Es werden ausschließlich die Ordnernamen Ihres E-Mail Providers in Starhunter angezeigt. 

E-Mail Verbindung trennen

Die E-Mail Verbindung kann in Ihrem Teamprofil durch Klick auf das "X" neben dem Microsoft oder Gmail Logo und die anschließende Auswahl "E-Mail trennen" wieder aufgehoben werden.

Laden Sie anschließend aktualisieren Sie die Profilseite neu.

Konfiguration des E-Mail Versand der Stammdaten 

Allgemeine Hinweise

Die Einrichtung des Ausgangsservers in den Stammdaten ist zwingend erforderlich, um den Versand aller automatisch generierten E-Mails des Systems, zum Beispiel die Opt-in E-Mail Reminder für Kandidaten in Starhunter, über eine individuelle Adresse zu ermöglichen. 

Hierfür empfehlen wir eine allgemeine E-Mail Adresse wie z.B. info@unterhmensname.de oder ähnliche Variante, wie bewerbung/karriere@unternehmen.de. Abweichende Varianten sind ebenfalls möglich, allerdings sollte die in den Stammdaten hinterlegte E-Mail Adresse nicht identisch mit der im persönlichen Profil sein.

Wichtig ist, dass diese E-Mail Adresse ein eigenes Postfach besitzt und es sich dabei nicht um ein Alias handelt.

1. Wählen Sie Einstellungen > Stammdaten
2. Die Einrichtung über Office 365 verhält sich analog wie im persönlichen Profil; wichtig ist, dass es sich um eine allgemeine E-Mail Adresse handelt (s. Allgemeine Hinweise)
3. Die Einrichtung über anderer Provider funktioniert ebenfalls analog der Hinweise anderer Provider im persönlichen Profil; wichtig ist, dass es sich um eine allgemeine E-Mail Adresse handelt (s. Allgemeine Hinweise)
4. Laden Sie nach erfolgreicher Verknüpfung den Tab einmalig neu
5. Zur Prüfung der erfolgreichen Verbindung, haben Sie die Möglichkeit über den E-Mail Button eine Testmail an sich zu versenden
   

Automatisierte Mitteilung zur Sicherung des Datenschutzprozesses 

Bei fehlgeschlagenem Versand von Datenschutz/Stammdaten-Mails erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung aus dem Starhunter System. 

Diese Mitteilung wird an das E-Mail Postfach gesendet, welches in den Stammdaten unter Standard Verkaufsdaten hinterlegt ist.