Wordvorlage für Rechnungen

INHALTSVERZEICHNIS

• Einführung
• Generieren der Rechnung mittels Wordvorlage
  • Hinweise und Tipps
• Rechnungsvorlage in Starhunter hinterlegen
• Steuerung der Rechnungsinhalte über Platzhalter
  • Hinweise zu Platzhalterschleifen
  • Hinweise zur Formatierung in Word
• Besonderheiten für die Kundenadresse
• Platzhalterübersicht für Rechnungen
  • Gewöhnliche Platzhalter
  • Platzhalterschleifen (komplexe Platzhalter)

Einführung

Mittels Wordvorlage bietet Starhunter die Möglichkeit, Rechnungen mit der ganzen Flexibilität von MS Word zu erstellen und in ein individuelles Rechnungslayout entsprechend Ihrer CI zu gießen. Analog zur Wordvorlage für Kandidaten bzw. der Kandidatenpräsentation werden die Inhalte aus dem System in der Rechnung über Platzhalter abgerufen und als Worddatei ausgegeben. Im Anhang finden Sie eine Musterrechnung, die Sie als Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres individuellen Layouts verwenden können. Eine zugehörige Mustervorlage finden Sie unterhalb angehängt im PDF-Format.

Generieren der Rechnung mittels Wordvorlage

1. Hauptmenü “Rechnungen” > gewünschte Rechnung öffnen

2. Prüfen, ob alle für die Rechnung notwendigen Inhalte ausgefüllt sind

3. Klick auf “Wordvorlage befüllen & downloaden”

4. Klick in das Feld “Wordvorlage” und anschließende Auswahl aus Rechnungsvorlagen, die im System hinterlegt sind

      Alternative: Auswahl der Vorlage, die lokal auf Ihrem PC lokal gespeichert ist

     5. Wählen Sie “Generieren & als PDF downloaden”, um die Rechnung zu erstellen

     6. Um die generierte Rechnung via E-Mail zu versenden, gehen Sie auf ‘Per E-Mail versenden’

     7. Die erstellte Rechnung wird dabei automatisch angehängt. 

     8. Tragen Sie nun den Absender ein und bearbeiten Betreff und Text. Anschließend können      

         Sie die Rechnung versenden.                                                                

Hinweise und Tipps:

Neben der direkten Generierung der Rechnung als PDF-Datei, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung über “Generieren und downloaden” zunächst herunterzuladen und im Nachgang  manuell in MS Word nachzubearbeiten.

Nachdem Sie die Rechnung editiert haben, speichern Sie diese als PDF. Manuell erstellte Rechnungen müssen manuell versendet werden. Die Rechnung kann dort als Anhang beigefügt werden. Damit auch manuell versendete Rechnungen in Starhunter verfügbar sind, können Sie diese via Drag & Drop in die Timeline der jeweiligen Rechnung ziehen und dort ablegen.

Die Rechnungsnummer generiert sich erst automatisch, wenn Sie den Status der Zahlung von 'Entwurf' auf 'Warte auf Zahlung' setzen. Anschließend können Sie die Rechnung speichern und dann die Wordvorlage generieren.

Rechnungsvorlage in Starhunter hinterlegen

Starhunter bietet die Möglichkeit, die Wordvorlagen direkt im System zu hinterlegen, damit Sie die Rechnung möglichst effizient, ohne langes Suchen der Wordvorlage auf dem PC, generieren können.

1. Wählen Sie im Hauptmenü “Einstellungen” > “Vorlagen” > “Wordvorlagen”

2. Klick auf “Element” hinzufügen, um eine Wordvorlage  zu erstellen

3. Wählen Sie im Feld “Name” einen Titel für Ihre Rechnungsvorlage, z.B. Standardrechnung

4. Unter “Vorlagendatei” laden Sie bitte die Wordvorlage hoch

5. Bei “Zugehöriger Objekttyp” bitte “Rechnung” wählen

6. Speichern

   
   

Steuerung der Rechnungsinhalte über Platzhalter

Die Verwendung von Platzhaltern erfolgt analog zur Wordvorlage im Kandidatenprofil. Grundsätzlich werden zwei Arten von Platzhaltern unterschieden.

1. Einfache Platzhalter, die im jeweiligen Feld hinterlegte Information direkt abrufen

   1. Beispiel:    Zahlungsziel

   2. Platzhalter      {payment_date}

2. Komplexe Platzhalter, sog. Platzhalterschleifen, die alle hinterlegten Informationen des jeweiligen Feldes abrufen, wie hier beispielhaft im Feld “Text” der Positionen in einer Rechnung.

   1. Beispiel:     “Text” in der Tabelle Positionen

   2. Platzhalter:     {#positions} {text} {/positions}

Hinweise zu Platzhalterschleifen

Platzhalterschleifen werden immer in Klammern mit # des zugehörigen Platzhalters dieser Schleife geöffnet und am Ende des Blocks mit / geschlossen.

Beispiel: Tabelle “Positionen”

Öffnen der Schleife:        {#positions}

Schließen der Schleife:     {/positions}

Die einzelnen Spalten können mit dann mit folgenden Platzhaltern abgerufen werden

• Menge:        {quantity}

• Einheit:       {quantity_description}

• Text:            {text}

Um nun alle Informationen zu Menge, Einheit und Text abzurufen, muss die zugehörige Schleife erstellt werden. Dabei wird die Schleife zunächst mit {#positions} geöffnet. Anschließend folgen die gewünschten Platzhalter für die Inhalte Menge, Einheit und Text. Im letzten Schritt muss die Platzhalterschleife mit {/positions} geschlossen werden, sodass die vollständige Schleife folgendermaßen lautet: :
{#positions} {quantity {quantity_description} {text} {/positions}

Hinweise zur Formatierung in Word

Damit die Inhalte sich in der Rechnung nicht verschieben, müssen die einzelnen Abschnitte, wie beispielsweise Menge, Text oder Einheit, in Word in eine Tabelle integriert werden.
Menge Einheit         Text

Falls kein Rahmen bei der Generierung der PDF-Datei gewünscht ist, kann dieser in MS Word unter Tabelleneigenschaften > Rahmen und Schattierung durch die Einstellung “Ohne” entfernt werden. Auf diese Weise werden alle Inhalte stets gleichermaßen zugeordnet.

Die Verwendung von Tabellen empfehlen wir daher sowohl für einfache Platzhalter als auch für Platzhalterschleifen.

Besonderheiten für die Kundenadresse

Grundlegend beziehen Platzhalter immer die Information aus dem jeweiligen Datensatz. In einer Rechnung werden also über die Wordvorlage alle Inhalte der Rechnung abgerufen. Im Projekt, die Inhalte des Projekts, im Kandidaten, die Inhalte des Kandidaten etc.

Da in einer Rechnung lediglich der Unternehmensname des Kunden hinterlegt ist, nicht jedoch die zugehörige Adresse (diese befindet sich im Unternehmen selbst), kann diese Information über eine bestimmte Schleife abgerufen werden, die die Adresse des Kunden anhand des Adresslabels ausgibt.  Standardmäßig wird im System das Label “Adresse” gesetzt. Der Platzhalter ist in der Musterrechnung bereits so vorbereitet, dass das funktioniert.

Sofern Sie eine bestimmte Rechnungsadresse im Kunden angegeben möchten, die potenziell von der normalen Adresse abweicht, haben Sie die Möglichkeit, diese über das Label anzusteuern. Möchten Sie das Label “Rechnung” vergeben, so muss in folgendem Platzhalter, “Adresse” zu “Rechnung” geändert werden.

{#customer_link}{#postal_addresses_Adresse}{address} 

{postal_code} {city}{/postal_addresses_Adresse}{/customer_link}

Platzhalterübersicht für Rechnungen

Wir empfehlen Ihnen Informationen, die unveränderlich sind, wie beispielsweise die eigene Firmenadresse, Kontodaten, USt.-IdNr. oder etwa einen gleich bleibenden Schlusssatz direkt in die Word-Datei zu integrieren und nicht über die Platzhalter abzubilden. 

Gewöhnliche Platzhalter

Rechnungs-Nr.:        {invoice_number}

Rechnungsdatum:        {invoice_date}

Zahlungsziel:            {payment_date}

Leistungsdatum:        {delivery_date}

Kunde:            {customer}

Betreff:            {subject}

Einleitungstext:        {introduction}

Bemerkung:            {comment}

Schlusssatz:            {outro}

Account Manager:        {contact_employee}

Skonto:            {timed_discout}

Skonto-Frist:            {payment_date_timed_discount}

Rabatt:            {discount}

Versanddatum:        {payment_reminder_sent_date}

Status:            {status}

Rechnungsbetrag:            € {gross_sum_currency}

Zzgl. Mwst:            {tax_sum_currency}

Zwischensumme:        {net_sum_currency}

USt-IdNr / MWST-Nr.:    {ust_idnr}

Anrede:            {saluation}

Platzhalterschleifen (komplexe Platzhalter)

1. Empfänger    

   1. Öffnen der Schleife:        {#contact} 

   2. Abruf der Inhalte:

      1. Anrede:        {salutation}

      2. Akad. Titel:        {academic_title}

      3. Vorname:        {first_name}

      4. Nachname:        {second_name}

   3. Schließen der Schleife:    {/contact}

2. Kundenadresse    

   1. Öffnen der Schleife:        {#customer_link}{#postal_addresses_Adresse} 

   2. Abruf der Inhalte:

      1. Straße:    {address}     

      2. PLZ:        {postal_code}

      3. Stadt:        {city}

      4. Land:        {country}

   3. Schließen der Schleife:    {/postal_addresses_Adresse}{/customer_link}

3. Positionen

   1. Öffnen der Schleife:        {#positions}

   2. Abruf der Inhalte:

      1. Position:        {position_number}

      2. Text:            {text}

      3. Einheit:        {quantity_description}

      4. Menge:        {quantity}

      5.  Preis:            {unit_price_currency}

      6. Taxes:            {tax}

      7.  Total:            {net_sum_currency}

   3. Schließen der Schleife:    {/positions}

Haben Sie weitere Fragen oder Ergänzungen zur Platzhalterliste oder benötigen Sie einen spezifischeren Platzhalter? Dann wenden Sie sich gerne an support@starhunter.de.