Rechnungen erstellen und versenden

Geändert am Mi, 26 Mär um 4:33 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

Rechnung über den Reiter „Rechnungen“ erstellen
Rechnung im Projekt erstellen
Rechnung als PDF erstellen
Rechnung mit Wordvorlagen personalisieren
Rechnung per E-Mail versenden
Rechnungen stornieren und gutschreiben

In Starhunter gibt es zwei Möglichkeiten Rechnungen zu erstellen - direkt über den Reiter "Rechnungen" und auch direkt aus dem Projekt heraus.

Rechnung über den Reiter „Rechnungen“ erstellen

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie im Menü auf „Rechnungen“.

Wählen Sie das Plus-Symbol oder klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.

Es öffnet sich eine neue Rechnung, die Sie mit den erforderlichen Informationen ausfüllen können.

Ihr Logo und Ihre Anschrift werden automatisch aus den Stammdaten übernommen. (Siehe: Stammdaten einpflegen)
Sobald Sie einen Kunden auswählen, werden dessen Informationen, wie z. B. die Rechnungsadresse, automatisch eingefügt.
Die Rechnungsnummer wird nach dem ersten Speichern automatisch generiert.

Rechnung im Projekt erstellen

In Starhunter haben Sie die Möglichkeit, direkt über ein Projekt eine zugehörige Rechnung zu erstellen. Folgen Sie dazu diesen Schritten:

Projekt auswählen

Öffnen Sie das gewünschte Projekt, für das eine Rechnung erstellt werden soll.

Zum Zahlungsbereich wechseln

Klicken Sie auf das Symbol mit dem Titel "Zahlungen", um den Zahlungsbereich aufzurufen.

Zahlungsplan erstellen

Füllen Sie die Felder in den verschiedenen Spalten mit der Position, einer Bezeichnung, dem Preis und auch dem Steuersatz entsprechend aus.

Weiterleitung zur Rechnungsmaske

Bewegen Sie die Maus anschließend ganz rechts über die Zeile und klicken Sie auf "Rechnung erstellen"

Automatische Übertragung der Kundendaten

Nach dem Klick werden Sie direkt zur Rechnung weitergeleitet. Alle relevanten Kundendaten und Verknüpfungen werden automatisch in die Rechnung übernommen.

Rechnung anpassen und speichern

Sie können die Rechnung bei Bedarf bearbeiten und zusätzliche Informationen ergänzen. Nach dem Speichern wird die Rechnungsnummer automatisch generiert.

Rechnung als PDF erstellen

Sobald alle relevanten Daten eingetragen wurden, können Sie die Rechnung als PDF generieren:

Klicken Sie oben rechts auf das entsprechende PDF-Symbol.

Die fertige Rechnung kann anschließend entweder ausgedruckt oder per E-Mail als PDF-Datei versendet werden.

Rechnung mit Wordvorlagen personalisieren

Sie können alternativ zu der Erstellung als Standard-PDF ihre Rechnungen auch mittels Wordvorlagen individualisieren. Diese können Sie vollkommen selbständig formatieren, die Schriften anpassen und auch die für Sie relevanten Informationen einfügen.

Hierfür benutzen Sie in der Wordvorlage sogenannte Platzhalter. Eine genauere Anleitung und ein Musterbeispiel finden Sie in unserem FAQ Artikel "Wordvorlagen".

Rechnung per E-Mail versenden

Um die Rechnung direkt aus Starhunter per E-Mail zu verschicken:

Klicken Sie in der Rechnung oben rechts auf die drei Punkte.
Wählen Sie „Per E-Mail versenden“.

In der Vorschau werden alle relevanten Daten angezeigt.
Überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie abschließend auf „Jetzt versenden“.

Rechnungen stornieren und gutschreiben

Um eine Rechnung zu stornieren, folgen Sie den folgenden Schritten:

Setzen Sie den Status der Rechnung auf "storniert"

Um eine Rechnung nun gutzuschreiben, klonen Sie die Rechnung.

Damit die geklonte Rechnung nun als Gutschrift zählt, setzen Sie den Status auf "Bezahlt".

Vergeben Sie der neuen Rechnung einen aussagekräftigen Tag (z.B. "Gutschrift"), damit Sie auch im Nachhinein den Vorgang nachvollziehen zu können.

Anschließend setzen Sie den Preis der Rechnung auf einen negativen Wert.

Sie können jetzt Anpassungen im Text vornehmen und die Gutschrift Ihrem Kunden zukommen lassen. Vermerken Sie idealerweise die Nummer der Rechnung auf die sich die Gutschrift bezieht.

Anmerkung: Zum Anlegen von Teilgutschriften, beginnen Sie mit Schritt 2. In Schritt 5 passen Sie den Betrag der Gutschrift an.