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Aufgabenverwaltung

INHALTSVERZEICHNIS

• Aufgabenverwaltung
  • Aufgaben erstellen
    • Aufgaben in der Menüleiste anlegen
    • Aufgaben im Datensatz anlegen
    • Optionen der Aufgaben einstellen
      • Kurzbeschreibung
      • Bezug
      • Bearbeiter
      • Beschreibung
      • Dateien
      • Geschätzter Zeitaufwand
      • Priorität von Aufgaben
  • Aufgaben abschließen
  • Darstellung der Aufgaben im Dashboard
  • Aufgaben zuweisen
  • Zeit & Aufgaben
  • Zeit auf Aufgaben loggen
  • Aufgabenübersicht

Zur Organisation von To-Do's, um den Überblick aller Aufgaben zu behalten oder diese im Team zu verteilen, bieten sich mit der Aufgabenfunktion in Starhunter vielfältige Möglichkeiten.

In diesem Artikel geht es unter Anderem darum, Aufgaben zu erstellen, sich diese im eigenen Dashboard anzeigen zu lassen, diese zuzuweisen, als auch wie Sie Zeit auf Aufgaben loggen können.

Aufgaben erstellen

Es gibt in Starhunter mehrere Wege, um Aufgaben zu erstellen. Dies ist sowohl über den entsprechenden Menüpunkt in der oberen Leiste möglich, als auch im Profil oder Datensatz direkt.

Aufgaben in der Menüleiste anlegen

Über das kleine Plus-Symbol können Sie hier direkt eine Aufgabe anlegen. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie verschiedene Optionen der Aufgabe bearbeiten und diese anschließend anlegen können.

Aufgaben im Datensatz anlegen

Um nicht jedes mal vorab den Bezug festlegen zu müssen, können Sie Aufgaben auch direkt aus dem jeweiligen Datensatz anlegen. Sofern Sie gerade also mit einem Kandidaten oder in einem Projekt arbeiten, können Sie einfach via Klick auf das Plus-Symbol bei ‘Nächste Aufgaben’ (s.o.) einen neuen Task anlegen und der Bezug wird automatisch hergestellt.

Optionen der Aufgaben einstellen

Kurzbeschreibung

In der Kurzbeschreibung bestimmen Sie den Titel der jeweiligen Aufgabe. 

Bezug

Im Feld ‘Bezug’ können Sie die Zugehörigkeit bzw. Verknüpfung der Aufgabe zu einem Datensatz festlegen. Hier können Sie aus allen Datensätzen im System wählen, sei es Personen aller Art, Unternehmen oder Projekte.

Sofern Sie beispielsweise ‘Max Mustermann’ als Bezug auswählen, wird die Aufgabe in entsprechenden Datensatz verknüpft und ist dort ebenfalls unter ‘Nächste Aufgaben’ sichtbar.

Bearbeiter

In diesem Feld können Sie den Bearbeiter der Aufgabe bestimmen, sodass Sie auch anderen Kollegen Aufgaben zuweisen können. Bitte beachten Sie, dass nach dem Erstellen der letzten Aufgabe, der zuletzt gewählte Bearbeiter für eine neue Aufgabe voreingestellt ist.

Sofern Sie also eine Aufgabe delegiert haben und nun für sich selbst eine Aufgabe anlegen möchten, müssen Sie den Bearbeiter anschließend wieder ändern.

Beschreibung

Hier können Sie über die Bezeichnung der Kurzbeschreibung hinaus mit etwas mehr Text die Aufgabe konkret beschreiben, falls nötig.

Dateien

Optional haben Sie auch die Möglichkeit einer Aufgabe eine Datei anzuhängen.

Geschätzter Zeitaufwand

Dieses Feld können Sie ignorieren und wird nur relevant, wenn Sie vorhaben die Zeit auf einzelne Aufgaben erfassen zu wollen. Da das ein komplexeres Thema ist, wenden Sie sich dazu gerne an den Support, falls Sie dazu Fragen haben.

Priorität von Aufgaben

Damit Aufgaben im Dashboard erscheinen (s. Screenshot; Aufgabe mit der Priorität 98), muss diese zuvor für die Aufgabe festgelegt werden.

Klicken Sie dazu auf das Icon mit dem Fragezeichen und passen Sie die Priorität dabei über Verschieben des Reglers oder durch Eintippen an. Zudem haben Sie die Möglichkeit eine Frist zu bestimmen.

Falls die Regler nicht bewegt werden, werden Aufgaben automatisch nicht auf dem Dashboard angezeigt. Unter dem Reiter “Zeit-und Aufgaben” ist die angelegte Aufgabe weiterhin vorhanden.

Bei den Fristen können Sie über den Kalender festlegen, zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe erledigt sein soll.

Die Zahl der gewünschten Priorität können Sie intern selbst festlegen. Die Zahl des Reglers variiert zwischen 0-100 %.

Wählen Sie im letzten Schritt ‘Aufgabe anlegen’, um die Aufgabe zu erstellen. Natürlich können Sie erstellte Aufgaben auch jederzeit bearbeiten und die Änderungen speichern.

Aufgaben abschließen

Sofern eine Aufgabe erledigt ist, können Sie die Aufgabe auswählen und via Klick auf das Häkchen als erledigt markieren und abschließen.

Sollten Sie in der Aufgabenübersicht arbeiten und diese Stück für Stück erledigen, können Sie via Mouse Over über die jeweilige Aufgabe, auf gleiche Weise vorgehen und diese via Häkchen abschließen.

Darstellung der Aufgaben im Dashboard

Mit der Kachel "Bevorstehende Aufgaben" können Sie in Ihrem Dashboard, parallel zu dem Menüpunkt "Zeit & Aufgaben", sich ebenfalls Ihre Aufgaben anzeigen lassen. Hierfür fügen Sie sich in der Dashboardkonfiguration (den passenden FAQ-Artikel zur Konfiguration finden Sie hier) die Kachel "Bevorstehende Aufgaben" hinzu. Es werden maximal zehn Aufgaben angezeigt, die nicht erledigt sind und die Ihnen als Berater zugeordnet sind. Sobald insgesamt 10 Aufgaben erreicht wurden (die nicht erledigt sind), rutscht beim Anlegen der 11. Aufgabe, die Aufgabe mit geringster Prio aus dem Dashboard heraus.

Die Aufgabe ist dann immer noch vorhanden, aber nur unter Zeit & Aufgaben des jeweiligen Bearbeiters zu finden.

Aufgaben zuweisen

Sie können Aufgaben sowohl für sich selbst anlegen, als diese auch anderen Mitarbeitern zuweisen oder als Beobachter hinzufügen.

Hierfür können Sie beim Anlegen der Aufgabe (oder auch im bei der Bearbeitung im Nachhinein) über die entsprechende Schaltfläche weitere Berater mit hinzufügen oder sich selbst aus der Leiste wieder löschen, wenn die Aufgabe übertragen werden soll.

Zeit & Aufgaben

Unter "Zeit & Aufgaben" finden Sie eine Übersicht über alle Aufgaben, der erfassten Arbeitslogs, als auch der hinterlegten Termine.

Diese können Sie wohl auf sich selbst bzw. ein bestimmtes Projekt filtern, als sich auch einen Überblick über alle Aufgaben Starhunterweit anzeigen zu lassen.

Die Aufgaben werden zunächst nach Priorität sortiert und angezeigt. Umso höher die Priorität beim Erstellen der Aufgabe eingestellt wurde, um so weiter oben wird die Aufgabe angezeigt.

Die Filterung nach Beratern oder Projekten können Sie direkt oben mittig vornehmen.

Des Weiteren können Sie in der Übersicht automatisch Zeiten auf Aufgaben loggen, als auch diese als erledigt markieren oder löschen.

Zeit auf Aufgaben loggen

Um Zeiten zu erfassen und beispielsweise für die Abrechnung zu nutzen, können Zeiten direkt bestimmten Aufgaben zugeordnet werden.

Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Unter „Zeit & Aufgaben“ können Sie einen neuen Zeit-Log starten. Dieser beginnt automatisch mit dem Start der Bearbeitung und läuft, bis Sie ihn beenden. 

Die erfassten Zeiten werden dabei automatisch im unteren Bereich des Bildschirms angezeigt und nach Beendigung des Logs direkt in der zugehörigen Aufgabe gespeichert. 

Alternativ können Zeiten auch manuell in den Aufgabendetails nachgetragen werden.